Obsługa zatrudnienia od dokumentów do wynagrodzenia
Zatrudnienie pierwszej osoby zmienia sposób organizacji firmy. Oprócz ustalenia obowiązków i wynagrodzenia pojawiają się dokumenty, zgłoszenia, terminy oraz informacje potrzebne do comiesięcznej listy płac. W BOF pomagamy uporządkować obsługę kadrowo-płacową, tak aby pracodawca wiedział, jakie dane powinien przekazać i kiedy są one potrzebne.
Obsługujemy sprawy związane z pracownikami oraz umowami cywilnoprawnymi w uzgodnionym zakresie. Na początku poznajemy strukturę zatrudnienia, stosowane składniki wynagrodzeń i sposób ewidencji czasu pracy. Dzięki temu obsługa odpowiada organizacji firmy, niezależnie od tego, czy zatrudniasz jedną osobę, czy większy zespół.
Co możemy objąć współpracą?
- prowadzenie dokumentacji kadrowej i porządkowanie danych związanych z zatrudnieniem;
- przygotowanie dokumentów dotyczących rozpoczęcia, zmiany i zakończenia zatrudnienia;
- naliczanie wynagrodzeń na podstawie przekazanych informacji;
- rozliczanie umów cywilnoprawnych objętych zleceniem;
- przygotowanie zgłoszeń i dokumentów rozliczeniowych ZUS;
- sporządzanie informacji i deklaracji podatkowych związanych z wynagrodzeniami;
- uwzględnianie urlopów, nieobecności i innych zdarzeń wpływających na rozliczenie płac.
Dokładny zakres określamy przed rozpoczęciem współpracy. Prowadzenie obsługi kadrowo-płacowej nie zastępuje decyzji pracodawcy dotyczących zatrudnienia ani jego obowiązku przekazywania prawidłowych danych. Dlatego wspólnie ustalamy, kto zatwierdza informacje i w jakim terminie trafiają one do biura.
Jakich informacji potrzebujemy przed listą płac?
Sama kwota wynagrodzenia z umowy może nie wystarczyć do przygotowania wypłaty. Potrzebne są również informacje o czasie pracy, urlopach, zwolnieniach, premiach, dodatkach i innych zmianach. Jeżeli w firmie występują zmienne składniki wynagrodzeń, ustalamy sposób ich przekazywania oraz osobę odpowiedzialną za potwierdzenie danych.
Regularny obieg informacji ogranicza potrzebę późniejszych korekt. O rozpoczęciu lub zakończeniu współpracy z daną osobą, zmianie warunków umowy czy dłuższej nieobecności warto informować na bieżąco. Termin przekazania zestawienia płacowego uzgadniamy z uwzględnieniem przyjętego w firmie dnia wypłaty.
Przejęcie obsługi istniejącego zespołu
Jeżeli zmieniasz biuro, ustalamy listę dokumentów potrzebnych do kontynuacji obsługi. Obejmuje ona dane o umowach i warunkach zatrudnienia, dotychczasowych wynagrodzeniach, wykorzystanych urlopach oraz złożonych dokumentach. Zakres zależy od momentu przejęcia i sytuacji poszczególnych osób.
Warto wskazać sprawy otwarte: oczekujące korekty, trwające nieobecności lub dokumenty wymagające uzupełnienia. Dzięki temu można rozdzielić bieżącą obsługę od prac dotyczących wcześniejszych okresów. Sposób bezpiecznego przekazania dokumentacji pracowniczej uzgadniamy bezpośrednio — danych pracowników nie należy wpisywać w zwykłe zapytanie ofertowe.
Kadry i płace razem z księgowością
Wynagrodzenia są powiązane z rozliczeniami całej firmy. Usługę można połączyć z pełną księgowością lub obsługą KPiR i ryczałtu. Ustalenie spójnego przepływu informacji ułatwia przekazywanie danych o kosztach zatrudnienia i zobowiązaniach.
Jeżeli planujesz dopiero pierwsze zatrudnienie, powiedz o tym podczas rozmowy o obsłudze nowej firmy. Do wyceny usług kadrowo-płacowych potrzebujemy liczby osób, rodzajów umów i informacji o sposobie naliczania wynagrodzeń. Osobno omawiamy ewentualne porządkowanie starszej dokumentacji.
Pytania o obsługę kadrowo-płacową
Czy obsługujecie firmę zatrudniającą tylko jedną osobę?
Tak. Zakres współpracy dopasowujemy do liczby osób i rodzaju umów. Przy pierwszym zatrudnieniu ustalamy również, jak zorganizować przekazywanie danych do dokumentacji i wynagrodzeń.
Czy rozliczacie umowy zlecenia?
Tak, obsługa może obejmować umowy cywilnoprawne. Przed rozliczeniem potrzebne są informacje dotyczące umowy i sytuacji osoby wykonującej zlecenie, ponieważ wpływają one na sposób naliczenia należności.
Kto przekazuje informacje o urlopach i czasie pracy?
Dane przekazuje pracodawca lub wyznaczona przez niego osoba. Biuro wykorzystuje je do obsługi kadrowej i naliczenia płac. Wspólnie ustalamy format oraz termin przekazywania zestawień.
Czy można przenieść kadry i płace w trakcie roku?
Tak, po uzgodnieniu daty przejęcia i przekazaniu potrzebnej dokumentacji. Istotna jest ciągłość danych o wynagrodzeniach, nieobecnościach i wcześniejszych rozliczeniach.
Ustalmy obsługę Twojego zespołu
Podaj liczbę zatrudnionych osób i rodzaje umów. Omówimy zakres kadr i płac oraz dokumenty potrzebne na początek.